Entra hoje, dia 4 de agosto, em vigor, o diploma que define os procedimentos a adotar no que se refere à submissão do ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade.
No entanto, o primeiro exercício de submissão da Informação Empresarial Simplificada (IES) por pré-preenchimento através da submissão do SAF-T relativo à contabilidade é 2020, ou seja, esta obrigação só se aplicará à IES a entregar em 2021.
Em 2018 foi publicada legislação no sentido de simplificar o preenchimento dos anexos A e I da IES, relativos aos elementos contabilísticos das empresas.
Esse objetivo seria alcançado através do pré-preenchimento dos referidos anexos com dados extraídos do ficheiro normalizado de auditoria tributária, designado por SAF-T (PT) (Standard Audit File for Tax Purposes), relativo à contabilidade e, ainda, pela eliminação de quadros e campos dos anteriores formulários nos casos em que a informação possa ser obtida através do referido ficheiro.
De acordo com o Governo, seria facilitada a submissão da declaração por parte dos sujeitos passivos obrigados à sua entrega e também o acesso aos registos contabilísticos das empresas por parte das entidades a quem a informação deve ser legalmente prestada.
Em setembro de 2019, foi publicada outra alteração, estabelecendo-se que devem ser excluídos, previamente à submissão, os campos de dados do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, que sejam considerados de menor relevância ou de desproporcionalidade face ao âmbito e objeto da legislação em vigor, designadamente dados que possam pôr em causa deveres de sigilo a que, legal ou contratualmente, os sujeitos passivos se encontrem obrigados.
Foi ainda aditada uma norma que determinou que a definição dos procedimentos a adotar no que se refere à submissão do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, bem como a identificação dos campos do referido ficheiro cujo acesso deve ser previamente excluído, são estabelecidos por decreto-lei.
As regras agora publicadas definem o procedimento a adotar relativo ao mecanismo de descaracterização de dados, o qual permite aos contribuintes, previamente à submissão do ficheiro e sem encargos adicionais, excluir o acesso aos campos de dados do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, que sejam considerados de menor relevância ou de desproporcionalidade.
De acordo com o Governo, a segurança e idoneidade do procedimento é assegurada mediante a intervenção de uma entidade terceira, a qual assume a responsabilidade pela disponibilização e manutenção do serviço de geração e armazenamento de chaves para descaracterização dos dados do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, que são relevantes para efeitos de cumprimento da obrigação de entrega da IES.
São também identificados os campos de dados sujeitos à referida descaracterização, por serem considerados de menor relevância ou de desproporcionalidade.
Considera ainda o Executivo que são reforçadas as garantias dos contribuintes, assegurando-se que, após a validação e agregação por taxonomia, os dados de detalhe obtidos a partir do ficheiro SAF-T (PT) submetido, relativo à contabilidade, são eliminados da base de dados da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), sendo os ficheiros submetidos pelos contribuintes armazenados, exclusivamente, para futura disponibilização no âmbito de um eventual procedimento inspetivo, após obtenção da respetiva chave de acesso recebida da entidade terceira, quando aplicável.
Ainda relativamente às garantias dos contribuintes, considera o Governo que se assegura que a AT, fora do âmbito de um procedimento inspetivo, não poderá utilizar a informação de detalhe do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade para emitir alertas, divergências, seleção de contribuintes ou em sede contraordenacional (autos de notícia).
Ficam ainda estabelecidas as condições em que o contribuinte pode solicitar o acesso ao ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, anteriormente submetido.
Elimina-se, por fim, a obrigação de comunicação de informações relativas aos estabelecimentos dos contribuintes, adiada várias vezes e suspensa pelo SEAAF este ano.
Mecanismo de descaracterização de dados
Os programas de contabilidade, aquando da geração do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, para efeitos do cumprimento da obrigação de entrega da Informação Empresarial Simplificada/Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal (IES/DA), devem utilizar um serviço seguro (webservice) da Imprensa Nacional-Casa da Moeda, S. A. (INCM), através do qual deve ser comunicado o número de identificação fiscal (NIF) da entidade, bem como o ano a que se refere o ficheiro, para que a INCM devolva, pela mesma via, a chave que permite a descaracterização dos campos relativos a descrições e dados pessoais, constantes do anexo ao diploma que agora entra em vigor.
Os programas de contabilidade devem garantir a geração e descaracterização do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, utilizando a chave recebida da INCM para o par NIF/ano, através de um algoritmo de cifra simétrica.
Obrigações dos produtores dos programas de contabilidade
Os produtores dos programas de contabilidade devem garantir que:
- as aplicações, previamente à descaracterização dos campos relativos a descrições e dados pessoais, geram ficheiros SAF-T (PT) relativos à contabilidade, que obedecem integralmente às regras de estrutura do ficheiro;
- a chave recebida da INCM para descaracterização do ficheiro é mantida em sigilo e não pode ser utilizada para outro ano ou NIF;
- a descaracterização do ficheiro ocorre com sucesso, assegurando a reversão do processo, entendendo-se por sucesso a possibilidade de, a partir do ficheiro descaracterizado, utilizando a chave recebida da INCM, obter um ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, completo, sem campos descaracterizados, e estruturalmente correto;
- é gerado pela aplicação uma soma de verificação (cheksum) do ficheiro gerado originalmente antes da descaracterização, o qual deve ser submetido à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) em conjunto com o ficheiro descaracterizado;
- a soma de verificação (checksum) a que se refere a alínea anterior permite que se possa validar que o ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, após a reversão da descaracterização, corresponde ao ficheiro gerado originalmente pela aplicação antes da descaracterização.
Garantias adicionais
A AT deve, após a validação do ficheiro e subsequente agregação por taxonomia, eliminar das suas bases de dados a informação de detalhe, devendo os ficheiros SAF-T (PT) relativos à contabilidade, submetidos pelos sujeitos passivos, ser armazenados em formato «xml», comprimidos («zipados»), só podendo ser disponibilizado o seu conteúdo em base de dados, no âmbito de um procedimento inspetivo, após a notificação do início do mesmo.
Esta entidade não pode, salvo no âmbito de um procedimento inspetivo, utilizar a informação de detalhe do ficheiro para emitir alertas, divergências, autos de notícia ou seleção de contribuintes para inspeção, apenas podendo utilizar para o efeito a informação agregada por taxonomias, com base no ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, que é posteriormente transmitida ao Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P. (IGFEJ, I. P.), para disponibilização ao Banco de Portugal e ao Instituto Nacional de Estatística, I. P. (INE, I. P.).
Utilização do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade no âmbito de um procedimento inspetivo
No âmbito de um procedimento inspetivo, após a notificação ao sujeito passivo do seu início, pode a AT solicitar à INCM, através de um mecanismo de webservice seguro, o acesso à chave que permite reverter o processo de descaracterização do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, submetido para efeitos de obrigação de entrega da IES/DA, para o par NIF/ano.
Por seu lado, a INCM tem de notificar a entidade visada de que a AT efetuou o acesso à chave, através do mecanismo acordado no âmbito do contrato de adesão de serviços.
Prazo de conservação dos ficheiros pela Autoridade Tributária e Aduaneira
Os ficheiros submetidos pelos sujeitos passivos devem ser mantidos até ao final do 15.º ano seguinte àquele a que respeitem, sendo obrigatoriamente destruídos no prazo de seis meses após o decurso deste prazo.
Acesso aos ficheiros por parte dos sujeitos passivos
Os sujeitos passivos podem solicitar à AT, dentro do prazo referido no artigo anterior, o acesso aos ficheiros SAF-T (PT), relativos à contabilidade, submetidos para efeitos de cumprimento da obrigação de entrega da IES/DA. Este pedido será efetuado através de área própria disponibilizada no Portal das Finanças.
A disponibilização, por parte da AT, do ficheiro SAF-T (PT), relativo à contabilidade, deve ocorrer até 10 dias após o pedido de acesso, ficando este acessível por um prazo de 30 dias.
Encargos
Os encargos decorrentes da utilização de um serviço seguro (webservice), bem como da disponibilização e manutenção do serviço de geração e armazenamento de chaves para descaracterização dos dados dos ficheiros SAF-T (PT), relativo à contabilidade, para efeitos da IES/DA, são suportados pelo Estado.
Outros aspetos
Recordamos que a Comissão Nacional da Proteção de Dados emitiu um parecer no final de junho, em que considerou que a previsão inicial de que seria opcional a descaracterização dos campos de dados que não são necessários ou são excessivos, seria ilegal. O fisco aparentemente acedeu a essa chamada de atenção e excluiu essa norma do diploma em causa.
Por outro lado, a bastonária da Ordem dos Contabilistas Certificados considera que esta regulamentação «contradiz aquilo que foi legislado pela Assembleia da República, como o prazo de cumprimento é manifesta e tecnicamente impossível de cumprir».
Referências
Decreto-Lei n.º 48/2020 - DR n.º 149/2020, Série I de 03.08.2020
Lei n.º 119/2019 - DR n.º 179/2019, Série I de 18.09.2019
Decreto-Lei n.º 87/2018 - DR n.º 210/2018, Série I de 31.10.2018
CNPD - Parecer n.º 67/ 2020, de 15.06.2020
Decreto-Lei n.º 28/2019 - DR n.º 33/2019, Série I de 15.02.2019