O regime aplicável à realização, através de videoconferência, de atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos já foi aprovado no último Conselho de Ministros, depois de decorrido mais de um ano sobre a aprovação inicial.
De acordo com o Ministério da Justiça, esta medida será aplicada a partir de 15 de novembro de 2021.
O objetivo do regime de atos autênticos por videoconferência é dar resposta à crescente procura de serviços online, face às restrições impostas à prática de atos presenciais devido à pandemia.
O diploma não foi ainda publicado em Diário da República.
Em maio do ano passado o Governo tinha aprovado o regime a título experimental e agora aprovou a versão final do decreto-lei que estabelece este regime jurídico. Entretanto, o documento foi alvo de parecer da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), a pedido do Gabinete da Secretária de Estado da Justiça, ao qual apontou vários aspetos a melhorar, por não cumprirem o RGPD.
Um desses aspetos, que já deve estar alterado no diploma final, é a clarificação de quem são os responsáveis pelos tratamentos de dados, já que o projeto designava o Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IGFEJ); esta entidade, à luz do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), não pode ser a responsável nestes atos.
Os atos realizáveis por videoconferência previstos na versão experimental devem manter-se. Contudo, vários aspetos relacionados com o acesso, a autenticação, a identificação dos participantes e o consentimento em ambiente de videoconferência devem ter acertos na versão final, caso sejam seguidas as indicações da CNPD.
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Atos por videoconferência
O regime prevê uma ferramenta de prestação de serviços para cidadãos, empresas e profissionais que, segundo o Executivo, terá um elevado impacto no comércio jurídico. Trata-se de uma plataforma informática que deve cumprir as formalidades legalmente impostas para a prática dos atos e oferecer as necessárias garantias de segurança e autenticidade.
No seu formato experimental, a realização à distância de atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos por videoconferência incluía vários atos como reconhecimentos de letra e assinatura, termos de autenticação de documentos particulares e atos autênticos, sem a presença física dos intervenientes conservadores de registos e oficiais de registos, notários, advogados ou solicitadores.
Os conservadores de registos e os oficiais de registos apenas realizam por videoconferência os atos relacionados com o balcão Casa Pronta, o processo de separação ou divórcio por mútuo consentimento e a habilitação de herdeiros com ou sem registos.
O regime experimental incluiu apenas os seguintes atos autênticos e termos de autenticação de documentos particulares relativos a factos sujeitos registo predial:
- a hipoteca, a sua cessão ou modificação, a cessão do grau de prioridade do respetivo registo e a consignação de rendimentos;
- a promessa de alienação, se lhe tiver sido atribuída eficácia real, bem como a cessão da posição contratual emergente desse facto;
- os factos jurídicos que determinem a constituição, o reconhecimento, a aquisição ou a modificação dos direitos de propriedade, usufruto, uso e habitação, superfície ou servidão;
- os factos jurídicos que determinem a constituição ou a modificação da propriedade horizontal.
Devem prevê-se quais os atos autênticos a realizar por conservadores de registos e por oficiais de registos, bem como os atos autênticos a realizar por notários e agentes consulares portugueses - que não devem incluir testamentos e atos a eles respeitantes.
Plataforma informática e tratamento de dados
O diploma estabelece o regime aplicável à realização através de videoconferência, de atos que requeiram a presença de intervenientes perante os profissionais que os lavram: atos autênticos, termos de autenticação de documentos, particulares e reconhecimentos.
A realização dos atos faz-se através de uma plataforma informática do Ministério da Justiça, com acesso a partir da plataforma digital da justiça e gerida pelo Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IGFEJ) em articulação com o Instituto dos Registos e do Notariado (IRN).
A plataforma deverá ter duas áreas reservadas, uma para os intervenientes e outra para os profissionais.
Através da área reservada é possível, nomeadamente, submeter e aceder aos documentos instrutórios, aceder aos documentos a lavrar e assiná-los através de assinatura eletrónica qualificada, aceder às sessões de videoconferência e manifestar a conformidade da sua vontade com o documento a lavrar e prestar consentimento para a gravação audiovisual.
O acesso à área reservada faz-se por autenticação do utilizador, através do cartão de cidadão ou da chave móvel digital. Os notários, advogados ou solicitadores devem poder também autenticar-se através do seu certificado profissional.
Os intervenientes de outro Estado-Membro da União Europeia devem poder identificar-se pela chave móvel digital, e por outros meios de identificação eletrónica emitidos noutros Estados Membros reconhecidos para o efeito, nos termos do regulamento relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para a transações eletrónicas no mercado interno.
Na versão do projeto deste decreto-lei, o IGFEG era designado como entidade responsável pelas operações de tratamento de dados pessoais (salvo operações de tratamento efetuadas pelos profissionais) mas a CNPD chamou a atenção para o facto de que esta entidade não se enquadra na definição de responsável pelo tratamento prevista no RGPD. Os responsáveis pelo tratamento devem ser as entidades que determinam as suas finalidades, ou seja, as mesmas entidades responsáveis pelo tratamento quando os atos sejam realizados presencialmente.
Nos termos do RGPD, o responsável pelo tratamento é a pessoa, singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais.