Foi finalmente publicado o diploma que estabelece as regras aplicáveis à realização, através de videoconferência, de atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos.
Os atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos realizados ao abrigo deste regime têm o mesmo valor probatório dos atos realizados presencialmente.
Este diploma apenas entra em vigor no dia 4 de abril do próximo ano, e vai vigorar por dois anos, ou seja, entre 4 de abril de 2022 e 4 de abril de 2024. Vai ser objeto de avaliação pelo Governo, ouvidas a Ordem dos Advogados, a Ordem dos Notários e a Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução, no final da sua vigência.
Este regime permite que sejam praticados atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos através de videoconferência.
Os atos abrangidos são os seguintes:
- atos a realizar por notários, agentes consulares portugueses, advogados ou solicitadores:
- escrituras ou autenticações de contratos de compra e venda, de usufruto, de uso e habitação, de superfície, de mútuo com hipoteca, de doação, de constituição de propriedade horizontal, de divisão de coisa comum, de promessa de compra e venda com eficácia real;
- reconhecimentos de assinatura;
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- atos a realizar por conservadores de registos e oficiais de registos:
- o serviço “Casa Pronta”, onde é possível tratar de vários procedimentos associados à aquisição e registo de um imóvel num só momento (e que incluem, entre outros, contratos de compra e venda; contratos de mútuo com hipoteca; contratos de crédito de financiamento com hipoteca; doações; constituição de propriedade horizontal e divisão de coisa comum);
- o processo de separação ou divórcio por mútuo consentimento;
- o procedimento de habilitação de herdeiros com ou sem registos (serviço “Balcão de Heranças”), que permite identificar os herdeiros e fazer a partilha e registo dos bens.
Não estão abrangidos testamentos nem atos relativos a alguns factos sujeitos a registo predial.
O Ministério da Justiça vai disponibilizar uma plataforma informática para a prática destes atos, gerida pelo Instituto dos Registos e do Notariado em articulação com o Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, disponível em https://justica.gov.pt.
A plataforma permite, entre outras funcionalidades:
- submeter documentos instrutórios;
- aceder às sessões de videoconferência;
- consultar o histórico dos atos em que foi interveniente;
- agendar a realização de atos e sessões de videoconferência (área reservada aos profissionais).
O acesso dos intervenientes à área reservada é feito através do cartão de cidadão ou chave móvel digital.
Os notários, advogados e solicitadores autenticam-se através dos Cartão de cidadão, Chave Móvel Digital, com validação da respetiva qualidade profissional através do recurso ao SCAP, ou certificado profissional, quer quando sejam os responsáveis pela realização do ato, quer quando acompanhem, presencialmente ou à distância, os intervenientes ou os representem.
Na prática dos atos referidos, os intervenientes podem fazer-se acompanhar por advogado ou solicitador (presencialmente ou à distância).
Os atos realizados são objeto de gravação audiovisual.
O profissional deve recusar a prática de qualquer ato, sempre que tenha dúvidas acerca da identidade, livre vontade e capacidade dos intervenientes e se os documentos apresentados não forem genuínos.
Os documentos têm de ser assinados digitalmente pelos intervenientes e submetidos na plataforma informática, tendo o mesmo valor de prova dos atos realizados sob a forma presencial, e os intervenientes têm acesso a uma cópia eletrónica do documento lavrado.
As sessões de videoconferência são arquivadas pelo Ministério da Justiça durante um período de 20 anos e poderão ser disponibilizadas mediante decisão judicial.
Os documentos lavrados e os instrutórios, que devem ficar arquivados, têm de o ser durante o período de tempo imposto por lei e podem ser consultados na plataforma informática até 30 dias após a realização do ato a que dizem respeito.
A realização de atos ao abrigo deste regime depende de prévio agendamento.
Acordada a data de realização do ato, cabe ao profissional proceder ao agendamento do ato na plataforma informática, indicando o dia, hora e duração prevista para a sua realização e identificando as pessoas que nelas intervenham, através do nome completo, do número de identificação civil ou equivalente no caso de cidadãos da União Europeia, ou do número de passaporte nos demais casos, e do endereço de correio eletrónico.
Participando no ato advogado ou solicitador que acompanhe ou represente um dos intervenientes, a sua identificação é feita através do nome profissional, número de cédula profissional e endereço de correio eletrónico disponibilizado pela respetiva ordem profissional.
Agendado o ato, é enviada aos intervenientes identificados pelo profissional uma mensagem para o endereço de correio eletrónico por eles indicado, contendo:
- a confirmação do agendamento do ato,
- a hiperligação para a área reservada da plataforma informática que, mediante autenticação, permitirá aceder, no dia agendado, à sessão de videoconferência,
- as regras de funcionamento da plataforma informática e as condições de realização das sessões de videoconferência,
- no caso de atos da competência de conservadores de registos e de oficiais de registos e da competência dos agentes consulares portugueses, o valor e dados para pagamento dos emolumentos que sejam devidos, respetivamente, ao IRN, I. P., e ao Ministério dos Negócios Estrangeiros.
A cada agendamento é atribuído um número único de identificação do ato.
O agendamento pode ser cancelado pelo profissional que o agendou, até ao momento da prática do ato.
As sessões de videoconferência são objeto de gravação audiovisual, e só se iniciam depois dos intervenientes na sessão terem prestado, aquando do procedimento de autenticação na plataforma informática, o seu consentimento para a recolha dos elementos que sejam necessários para a verificação da sua identidade pelo profissional, terem procedido à autenticação na plataforma informática e terem declarado conhecer as condições para a sua realização.
As gravações das sessões de videoconferência apenas são disponibilizadas aos intervenientes mediante decisão judicial.
A verificação da identidade do profissional e dos advogados ou solicitadores que acompanhem ou representem os intervenientes é feita através da sua autenticação na plataforma informática.
A verificação da identidade dos intervenientes efetua-se por meio de autenticação na plataforma informática, e ainda por um dos seguintes meios:
- confronto, pelo profissional, dos elementos de identificação do interveniente recolhidos pela plataforma informática aquando do procedimento de autenticação, com a imagem facial da pessoa e com as respostas dadas por esta, no início da sessão de videoconferência, às questões colocadas pelo profissional especificamente com o intuito de confirmar a sua identidade; ou
- recurso, pelo interveniente, a sistema biométrico de comparação das imagens do rosto recolhidas eletronicamente em tempo real com a imagem facial constante do sistema de informação responsável pelo ciclo de vida do cartão de cidadão.
O profissional solicita aos intervenientes que mostrem o espaço em seu redor.
No decurso da sessão de videoconferência, o profissional partilha no ecrã os documentos que for lendo e explicando em voz alta e na presença, simultânea ou não, de cada um dos intervenientes.
A leitura, explicação e assinatura dos documentos devem realizar-se no mesmo dia, sob pena de nulidade, cabendo ao profissional certificar-se que o ato é conforme à real vontade dos intervenientes.
Os intervenientes não podem desativar, em circunstância alguma, a captação de imagem ou som durante a sessão de videoconferência, sob pena de o procedimento ser interrompido pelo profissional e não haver lugar à conclusão do ato.
Caso não se verifiquem as condições técnicas necessárias à boa condução do procedimento, nomeadamente nos casos de ocorrência de fraca qualidade de imagem, de condições deficientes de luminosidade ou som, ou de interrupções na transmissão do vídeo, o procedimento deve ser interrompido.
O profissional deve recusar a prática do ato que lhe seja requisitado se tiver dúvidas sobre:
- a identidade dos intervenientes;
- a livre vontade dos intervenientes;
- a capacidade dos intervenientes;
- a genuinidade ou integridade dos documentos apresentados.
Deve ainda recusar a prática do ato caso não se verifiquem as condições técnicas necessárias.
Após a leitura e explicação do documento, os intervenientes apõem ao documento a sua assinatura eletrónica qualificada, submetendo-o na plataforma informática.
Depois de verificada a qualidade da gravação da sessão ou sessões de videoconferência, o profissional apõe ao documento a sua assinatura eletrónica qualificada, submetendo-o na plataforma informática.
A assinatura eletrónica qualificada pode certificar a qualidade profissional de quem assina, quando essa qualidade seja certificada através do SCAP, constituindo comprovativo legal dessa mesma qualidade.
É disponibilizada uma cópia eletrónica do documento lavrado aos intervenientes quando o procedimento for concluído.
Nos documentos lavrados ao abrigo deste regime é dispensado o selo do serviço.
O Governo apresentou inicialmente a proposta relativa à implementação desta medida em maio de 2020 , e a Comissão Nacional de Proteção de Dados pronunciou-se contra várias das medidas consagradas .
Referências
Decreto-Lei n.º 126/2021 - DR n.º 252/2021, Série I de 30.12.2021
CNPD - Parecer n.º 91/2021, de 05.07.2021